Belangrijke besluiten te nemen? 5 tips om data voor je te laten werken

Een goede voorbereiding is het halve werk

Bij belangrijke besluiten die genomen moeten worden of bij het maken van plannen, is voorbereiding de basis voor succes. De wijze van voorbereiden en de informatie waarop je besluiten en plannen baseert, is daarbij een hele belangrijke factor. Hieronder geven we 5 tips om ervoor te zorgen dat de besluiten die genomen moeten worden of de plannen die je maakt in een complexe, dynamische omgeving zo goed mogelijk gefundeerd zijn.

Tip 1 – gevalideerde data

Het lijkt een open deur: zorg dat je data betrekt die gevalideerd is en afkomstig uit betrouwbare bronnen. Het is echt belangrijk om te bedenken dat bij data verwerken altijd geldt “garbage-in” = “garbage-out”. Baseer besluiten alleen en uitsluitend met data van instanties die zich bewezen hebben of zich hebben gespecialiseerd en liefst ook data die je kan inzetten om jezelf te benchmarken.

Tip 2 – data ten dienste van de ambitie

Voordat je data gaat verzamelen, moet je ervoor zorgen dat je precies weet waar de data voor gaat dienen. Wat is de ambitie, wat wil je graag bereiken? Organiseer samen met stakeholders of je teamleden een brainstormsessie wat je wilt weten. Zorg ervoor dat je heel helder voor ogen hebt hoe je bepaalde cijfers weer kan onderbouwen met andere bronnen van kennis, zodat de verzameling van informatie echt een betrouwbare eenheid wordt. Kortom, een goed en gedegen plan met de juiste indicatoren alvorens je gaat verzamelen, zorgt ervoor dat je alle belangrijke facetten en onderwerpen hebt meegenomen. Een goede slimme brainstorm is dus heel veel waard!

Tip 3 Less is more

Misschien wel de grootste valkuil is om steeds meer data te willen hebben waardoor je uiteindelijk door de bomen het bos niet meer kan zien. Alle onderwerpen met onderliggende cijfers moeten een doel hebben. Aan het einde van je voorbereiding kritisch kijken of er niets uit gefaseerd kan worden, getuigt van vakmanschap!

Tip 4 – “JIT = Just in Time Data”

Op het juiste moment de juiste data beschikbaar hebben, is vaak doorslaggevend bij het nemen van de juiste besluiten. Zo ook bij data. Onderzoek vooraf of je de meest recente data beschikbaar hebt. Indien je heel vaak veel data nodig hebt, ga je natuurlijk op zoek naar manieren om dit te automatiseren zodat je op elk moment kan beschikken over de meest recente versie van indicatoren en data. Daarbij maken we een onderscheid tussen trage data en dynamische data. Trage data zijn data waarbij de indicatoren pas over langere tijd een ontwikkeling laten zien (denk bijvoorbeeld aan data die betrekking heeft op demografie). Dynamische data heeft een hogere omloopsnelheid, ze vertellen iets over de situatie zoals die NU is (denk bijvoorbeeld aan data over zorggebruik en zorgkosten) en er is dan ook vaak een trendanalyse van te maken. Dynamische data wil je vaker verversen!

Tip 5 Het belang van totaal begrip

Wanneer je alle data hebt verzameld en je hebt deze ook naast elkaar gelegd dan zijn dat de feiten waarop je gezamenlijk verder kunnen bouwen. Toch?

Nee, Je bent nog niet klaar!

Nu is het tijd om betekenis te geven aan de data. De cijfers laten een beeld zien, maar zonder context. In een duidingssessie bespreek je met elkaar de cijfers en de ervaringen en deel je die met elkaar. Op deze wijze kan je tegen verklaringen aanlopen waardoor je bepaalde delen van de data juist als heel belangrijk waardeert of juist helemaal niet hoeft te waarderen.

Wanneer je consequent op deze wijze gaat werken met data kan je ook meten wat de impact is van besluiten word je ook steeds handiger om de data strategisch in te zetten.

Al deze tips zijn wellicht wat moeilijk te plaatsen indien je nog nooit zelf met externe data aan de slag bent geweest. Dit kunnen wij ons heel goed voorstellen. Jb Lorenz heeft al ruim 10 jaar ervaring met het verzamelen, valideren en duiden van data. De ontwikkelingen op dit vlak hebben sinds de decentralisaties in 2015 alleen maar nog meer vaart gekregen. Inmiddels durven wij ons een data expert te noemen op het gebied van het Sociaal Domein, maar we helpen ook regelmatig ondernemers of welzijnsorganisaties met hun eerste echte serieuze stappen in de data wereld.

Wil jij een keertje sparren met het data team van de Lorenzscan? Neem via de onderstaande button contact op.